تسجيل المشاركات في الفعاليات

نظام تسجيل المشاركة في الفعاليات

يهدف النظام إلى تمكين أعضاء اللجان الفنية من تسجيل مشاركاتهم في الفعاليات (دولية / إقليمية / خليجية) مع النتائج والمخرجات، بحيث يتم مراجعتها واعتمادها من قبل أمين اللجنة الفنية واطلاع باقي الأعضاء عليها

الشاشة الرئيسية للنظام

للوصول للصفحة للنظام من خلال صفحة الاجتماعات اضغط على الاجتماعات ثم تسجيل الفعاليات كما يظهر ادناه

ستظهر قائمة بجميع الفعاليات المسجلة مسبقًا للجان التي يكون المستخدم عضوا بها فقط مع تفاصيل الفعالية (اسم الفعالية – اللجنة – جهة المشارك – نوع المشاركة – تاريخ الفعالية) كما يظهر ادناه

:يمكنك البحث أو التصفية باستخدام

تحديد الفترة الزمنية

اختيار اللجنة (تظهر اللجان حسب صلاحيات المستخدم)

اختيار حالة التسجيل (مسودة، مقبولة، مرفوض)

تسجيل المشاركة في فعالية جديدة

اضغط على زر تسجيل المشاركة في فعالية كما يظهر ادناه

تظهر الحقول التالية في صفحة التسجيل

التسجيل بواسطة: يظهر اسم المستخدم الحالي تلقائيًا

اللجنة: تظهر قائمة اللجان التي يكون المستخدم عضوا بها

جهة المشارك: تظهر الجهة الخاصة بالمشارك في اللجنة بعد اختيار اللجنة

اسم الفعالية: أدخل اسم الفعالية

نوع الفعالية: حضوري / عن بُعد

موقع الفعالية: الدولة (إجباري في حال كانت المشاركة حضورية)

تاريخ البداية – تاريخ الانتهاء: اختر بدء و انتهاء الفعالية

منظم الفعالية: الجهة المنظمة للفعالية

نتائج الفعالية: ملخص قصير حول مخرجات المشاركة

المرفقات: رفع الملفات (حتى 10 ملفات – حجم كل ملف لا يتجاوز 10 ميجا)

بعد تعبئة بيانات تسجيل المشاركة في الفعالية اضغط على زر تسجيل مشارك في الفعالية لإرسال الطلب

تفاصيل الفعالية

بعد التسجيل، يتم الانتقال الى صفحة تفاصيل المشاركة كما يظهر ادناه

عند تسجيل الفعالية لأول مرة، تكون حالتها مسودة

:في حالة المسودة، يمتلك المستخدم الذي قام بتسجيل المشاركة الصلاحيات التالية

تعديل بيانات المشاركة في الفعالية -

حذف التسجيل بالكامل إذا لم يعد يرغب في المشاركة -

بعد مراجعة الطلب من قبل أمين اللجنة الفنية، إذا تم قبوله يصبح في حالة معتمد

:في هذه الحالة

لا يمكن للمستخدم التعديل أو الحذف -

إذا قام أمين اللجنة برفض التسجيل، تظهر حالة الفعالية مرفوض مع توضيح سبب الرفض في سجل حالة التسجيل كما يظهر ادناه

:في هذه الحالة

يستطيع مقدم الطلب تعديل بيانات الفعالية -

بعد التعديل يمكنه إعادة إرسال الطلب مرة أخرى ليتم مراجعته من قبل أمين اللجنة الفنية -

تصدير تقرير مشاركات الدول الاعضاء في الفعاليات

يوفر النظام إمكانية تصدير تقرير كامل بجميع مشاركات الدول الأعضاء في الفعاليات الدولية/الإقليمية/الخليجية على منسق، يتضمن تفاصيل الفعاليات حسب الفترة الزمنية واللجنة المختارة PDF هيئة ملف

الشروط الواجب تنفيذها قبل التصدير

يجب أن يقوم المستخدم بتحديد اللجنة الفنية المراد عرض مشاركاتها *

يجب أن يحدد المستخدم الفترة الزمنية (من تاريخ – إلى تاريخ) *

في حال عدم تحديد اللجنة أو الفترة الزمنية، لن يتم تفعيل زر التصدير *

خطوات التصدير

كما يظهر ادناه “PDF بعد تحديد اللجنة والفترة الزمنية، اضغط على زر “تصدير *

سيتم إنشاء تقرير تلقائيًا كالتالي يحتوي على جميع البيانات

التنبيهات

يتم إرسال بريد إلكتروني للأعضاء المصرح لهم أسبوعيًا بخصوص الطلبات الجديدة للمراجعة

يتلقى مقدم الطلب إشعارا بالبريد عند اعتماد أو رفض تسجيل مشاركته

إشعار اعتماد تسجيل المشاركة

إشعار رفض تسجيل المشاركة مع سبب الرفض