اجتماعات اللجان

الصفحة الرئيسية

عند تسجيل الدخول للنظام، ستظهر لك قائمة الاجتماعات الخاصة باللجان كما يظهر ادناه

يمكنك استخدام أدوات التصفية لعرض الاجتماعات حسب

اللجنة (فقط من ضمن لجانك) *

الحالة (مسودة، بانتظار الموافقة، معتمد، مرفوض، تمت المراجعة) *

النطاق الزمني (لعرض الاجتماعات خلال فترة معينة) *

:في قائمة الاجتماعات سيتم عرض البيانات التالية لكل اجتماع

تاريخ ووقت الاجتماع *

نوع الاجتماع (حضوري / عن بعد) *

مكان الاجتماع *

اللجنة المنظمة *

رقم الاجتماع *

الحالة الحالية للاجتماع *

إضافة اجتماع جديد

لإضافة اجتماع جديد من الصفحة الرئيسية يمكنك الضغط على “أضافة اجتماع جديد” كما يظهر ادناه

صفحة إنشاء اجتماع

بيانات الاجتماع التي يجب إدخالها

اللجنة *

أمانة اللجنة (يتم تحديدها تلقائيا بعد اختيار اللجنة) *

رقم الاجتماع *

تاريخ الاجتماع (من – إلى) *

وقت الاجتماع (من – إلى) مع اختيار المنطقة الزمنية *

:نوع الاجتماع *

حضوري: إدخال اسم الدولة + المدينة + الجهة المضيفة + رابط الموقع على الخريطة (اختياري) -

اجتماع عن بعد -

(Zoom – Teams – Webex – بدون برنامج) تحديد برنامج الاجتماعات *

بعد إدخال البيانات، اضغط "إنشاء الاجتماع" ليتم حفظ بيانات الاجتماع و انشاؤه في حالة المسودة كما يظهر ادناه

صفحة تفاصيل الاجتماع

بيانات الاجتماع

اللجنة: يظهر اسم اللجنة *

أمانة الجهة: الجهة التي مسند لها أمانة اللجنة *

رقم الاجتماع: رقم تسلسلي يميز الاجتماع *

تاريخ الاجتماع: تاريخ البداية والنهاية *

وقت الاجتماع: وقت البداية والنهاية (مع المنطقة الزمنية) *

نوع الاجتماع: حضوري أو عن بعد *

ب. المقدمة الافتتاحية

في هذا القسم يمكن كتابة أو تعديل كلمة الافتتاح الخاصة بالاجتماع

يُسمح بإدخال نص تفصيلي يوضح الترحيب، أو أهداف الاجتماع، أو أي رسائل افتتاحية أخرى -

بعد تحديث النص، يتم الضغط على حفظ التغييرات لحفظ كلمة الافتتاح -

جدول الأعمال

يمكن إضافة بنود جدول الاعمال باستخدام زر إضافة بند جدول الأعمال كما يظهر ادناه

تظهر شاشة اضافة بند في جدول الاعمال كالتالي

:الحقول المطلوبة

التاريخ *

تحديد اليوم الذي سيناقش فيه البند (يظهر اكثر من يوم في حال ان الاجتماع يشمل عدة أيام) -

المدة *

تحديد المدة المخصصة لهذا البند بالدقائق -

هل هو استراحة؟ *

إذا كان البند يمثل فترة استراحة بين الجلسات (استراحة الغداء، استراحة للصلاة، …) -

الوصف *

كتابة وصف واضح للبند أو الموضوع الذي سيتم مناقشته -

المرفقات (اختياري)*

يمكن إرفاق ملفات مرتبطة بالبند (مثل عروض تقديمية أو مستندات) -

يدعم النظام رفع حتى 10 ملفات في المرة الواحدة، بحد أقصى 25 ميجابايت لكل ملف -

: الإجراءات

بعد إدخال البيانات اضغط زر إضافة ليتم حفظ البند في جدول أعمال الاجتماع -

يمكن إضافة أكثر من بند، وسيظهر كل بند ضمن قائمة جدول الأعمال -

البنود المضافة يمكن تعديلها أو حذفها لاحقًا قبل ارسال الاجتماع للموافقة -

يمكن للمستخدم سحب البند لأعلى أو أسفل لتغيير الترتيب -

عند تعديل ترتيب البنود، يقوم النظام تلقائيًا بـ إعادة حساب الأوقات حسب المدة المحددة لكل بند -

المشاركون

: لإضافة مشاركين

إضافة مشارك: إدخال الاسم او البريد الالكتروني او رقم الجوال للمشارك يدويًا او اختيار المشارك من قائمة المستخدمين كما يظهر ادناه

إضافة الأعضاء الحاليين: لاستيراد أعضاء اللجنة بشكل مباشر

بعد اضافة المشارك يتم تحديد الجهة الخاصة بالمشارك و نوع المشاركة و المنصب كما يظهر ادناه

: في حال لم يتم العثور على المشارك

سيظهر تنبيه يخبرك بعدم وجود المستخدم في النظام -

هنا لديك خيار إضافة مشارك دون حساب -

عند اختيار إضافة مشارك دون حساب، ستظهر لك شاشة لإدخال

الاسم الأول

الاسم الأخير

البريد الإلكتروني

بعد الحفظ، يتم إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني للمشارك لإنشاء حساب في النظام والانضمام إلى اللجنة الخاصة بالاجتماع

يجب تحديد "رئيس الوفد" لكل جهة مشاركة، حيث إنه المسؤول عن مراجعة محضر الاجتماع

التوصيات

يسمح النظام بإضافة توصيات مرتبطة بالاجتماع عبر زر إضافة توصية

: الحقول المتاحة

نوع التوصية

توصية عامة -

توصية مرتبطة ببند محدد في جدول الأعمال -

التوصية

وصف نصي للتوصية بشكل واضح ومحدد -

المرفقات

يمكنك رفع اي مستند خاص بأعمال التوصيات -

مُسند إلى

(الجهة المعنية بتنفيذ أو متابعة التوصية (يتيح النظام إمكانية إسناد التوصية لعدة جهات في الوقت ذاته -

التاريخ المتوقع

التاريخ الذي يُتوقع تنفيذ التوصية فيه -

تصعيد التوصية

لتحديد ما إذا كانت التوصية تحتاج للتصعيد الى اللجنة العامة للمواصفات -

الإجراءات

بعد إدخال البيانات، اضغط زر إضافة -

ستظهر التوصية ضمن قائمة التوصيات الخاصة بالاجتماع -

يمكن تعديلها أو حذفها لاحقًا من نفس الصفحة قبل ارسال الاجتماع للموافقة -

ترتيب التوصيات

يتم ترتيب التوصيات آلياً بناءً على التسلسل الزمني لجدول الأعمال، مع مراعاة فصل التوصيات العامة واتاحة ترتيبها بشكل مستقل ضمن المحضر عن طريق السحب و الإفلات ثم حفظ التغيرات

إرسال الاجتماع للمراجعة

بعد استكمال إعداد بيانات الاجتماع، وإضافة جدول الأعمال والمقدمة الافتتاحية وجميع المعلومات المطلوبة، يمكن للمستخدم المسؤول إرسال الاجتماع إلى الجهات المشاركة للمراجعة عبر زر إرسال للمراجعة

عند الضغط على زر إرسال للمراجعة، ينتقل الاجتماع إلى حالة بإنتظار الموافقة

حالة المراجعة

بعد إنشاء الاجتماع وإرساله، يتم مراجعته من قبل الجهات المشاركة

تظهر في هذا القسم الجهات المعُين لها "رئيس وفد" فقط لكونه المُخول بمسؤولية المراجعة. (في حال عدم ظهور جهة معينة، يُرجى التأكد من تحديد رئيس وفد لها في قائمة المشاركين)

في قسم حالة المراجعة ستظهر جميع المراجعات مع تفاصيلها

اسم الجهة المراجِعة *

تاريخ المراجعة *

حالة المراجعة *

✅ تمت المراجعة بدون تعليقات: الاجتماع مقبول كما هو -

⚠️ تمت المراجعة مع التعليقات: توجد ملاحظات أو تعديلات مطلوبة -

اعتماد بيانات الاجتماع

بعد انتهاء مرحلة المراجعة من قبل الجهات المشاركة يقوم المستخدم المسؤول بإرسال الاجتماع إلى مرحلة الاعتماد النهائي من خلال زر إرسال للاعتماد وتصبح حالة الاجتماع (قيد الانتظار)

عندما تكون حالة الاجتماع "قيد الانتظار"، تقتصر مسؤولية وصلاحية "اعتماد بيانات الاجتماع" بشكل نهائي على الأشخاص المخولين بذلك فقط، وهم: ممثل رئيس اللجنة في الاجتماع أو ممثل المقرر الفني

بعد ارسال الاجتماع للاعتماد يمكن للمسؤول اعتماد بيانات الاجتماع و تتحول حالة الاجتماع الى معتمد كما يظهر ادناه

تصدير محضر الاجتماع

يوفّر النظام ميزة أتمتة محاضر الاجتماعات بحيث يمكن للمستخدم في أي مرحلة من مراحل الاجتماع (مسودة – بانتظار

الموافقة – قيد الانتظار – معتمد) توليد نسخة من محضر الاجتماع من خلال الضغط على

تعمل هذه الميزة على جمع جميع البيانات المُسجّلة تلقائيًا، مثل

بيانات الاجتماع الأساسية -

المقدمة الافتتاحية -

جدول الاعمال و الوثائق المرتبطة -

التوصيات و الوثائق المرتبطة -

المشاركين -

ثم يقوم النظام بتنسيقها تلقائيًا وإخراجها في قالب رسمي جاهز للطباعة

مزايا الأتمتة

توفير الوقت والجهد في إعداد المحاضر يدويًا -

ضمان دقة البيانات واتساق التنسيق -

إمكانية مشاركة المحضر بسهولة مع الجهات المشاركة في الاجتماع -

بهذا تضمن اللجنة إنشاء محاضر اجتماعات مكتملة وموحدة الشكل بكل سهولة ودقة

التنسيقات المحدثة

: عند تصدير المحضر يقوم النظام تلقائياً بتطبيق التنسيقات التالية

إدراج اسم اللجنة كاملاً في بداية المحضر، والاكتفاء برمز اللجنة في الترويسة بلون موحد مع العناوين الرئيسية -

ضبط محاذاة النصوص العربية لضمان خروج الفقرات بشكل منتظم واحترافي -

استبدال العلامة المائية السابقة بكلمة (مسودة) باللغة العربية -

سجل الإجراءات

: يعرض جميع العمليات التي تمت على الاجتماع مثل

إنشاء الاجتماع (مع اسم المستخدم وتاريخ الإنشاء) *

أي تعديلات لاحقة *

أي إجراءات مراجعة أو اعتماد *

الإشعارات

مثال على الاشعارات المرسلة للمشاركين بعد ارسال الاجتماع للمراجعة للمرة الاولى

مثال على الإشعارات التي يتم إرسالها للمشاركين عند إعادة إرسال الاجتماع للمراجعة للمرة الثانية وما بعدها

مثال على الاشعارات المرسلة للمستخدمين اصحاب الصلاحيات لاتخاذ الاجراءات على الاجتماع

اشعار الموافقة على بيانات الاجتماع

اشعار رفض بيانات الاجتماع