مكافآت الاجتماعات

مقدمة

يتيح النظام لممثلي هيئة التقييس الخليجية إنشاء طلبات مكافأة للمشاركين في اجتماعات اللجان الخليجية المستحقة، ومتابعة مساراتها من الإنشاء حتى الاعتماد النهائي وصرف المبالغ

الوصول إلى النظام

: يمكن الوصول إلى نظام المكافآت عبر

الأدوار والصلاحيات

: يعمل النظام بثلاثة أدوار رئيسية

ممثل هيئة التقييس : ينشئ طلبات المكافأة ويعالج التحذيرات ويرسلها للمراجعة -

رئيس قسم اللجان الفنية: يراجع الطلبات ويرسلها للاعتماد النهائي -

رئيس قسم المالية: يعتمد الطلبات وينشئ أوامر الدفع -

الصفحة الرئيسية — طلبات المكافآت

تنقسم الصفحة الرئيسية إلى ثلاثة تبويبات في أعلاها: طلبات المكافآت، مبالغ المكافآت، واللجان المستحقة. الأقسام التالية تشرح كل تبويب على حدة

قائمة طلبات المكافآت

يعرض هذا التبويب جميع طلبات المكافآت مع إجمالي عددها في أعلى القائمة

عوامل التصفية

: تظهر عوامل التصفية فوق القائمة تعمل فور تغييرها دون الحاجة لضغط أي زر

رمز اللجنة أو الاجتماع: بحث نصي حر، مثل رمز الاجتماع أو رمز اللجنة -

السنة: تصفية حسب سنة المكافأة -

نوع المكافأة: اجتماع أو مشروع -

حالة المكافأة: مسودة، تم التقديم، مراجعة، تمت الموافقة، أو مرفوض -

حالة الدفع: مدفوع بالكامل، مدفوع جزئياً، أو غير مدفوع -

وجود تحذيرات: لعرض الطلبات التي تحتوي على تحذيرات أو التي لا تحتوي عليها -

بيانات كل طلب

يعرض كل طلب في القائمة: رقمه، حالته، سنة المكافأة، رمز اللجنة واسمها، رمز الاجتماع المرتبط به ومدته ونوع الحضور (حضوري / عن بعد)، عدد المشاركين، المبلغ الإجمالي بالريال السعودي، وحالة الدفع. اضغط على رقم الطلب للانتقال إلى صفحة تفاصيله

حالات الطلب

مسودة ←

تم التقديم ←

مراجعة ←

تمت الموافقة ←

مرفوض ←

حالات الدفع

مدفوع بالكامل : صُرفت جميع المكافآت

مدفوع جزئياً : صُرف جزء من المكافآت

غير مدفوع: لم يُصرف أي مبلغ بعد

مبالغ المكافآت

يعرض هذا التبويب جدول مبالغ المكافآت المرجعية المعتمدة لكل دور. لا يمكن تعديل هذه المبالغ من هذه الصفحة، وهي للاطلاع فقط

يعرض كل سطر في الجدول الدور الوظيفي واسمه، ونوع اللجنة المنطبقة عليه، ومدة الاجتماع، ونوع الحضور (حضوري أو عن بُعد)، ثم مبلغ المكافأة

اللجان المستحقة

يعرض هذا التبويب قائمة اللجان المستحقة للمكافآت. لا يمكن إنشاء طلب مكافأة لاجتماع لجنة غير مفعل لها مكافآت الحضور

يُستخدم هذا التبويب من قِبل مسؤولي النظام فقط لتفعيل اللجان أو تعطيلها

إنشاء طلب مكافأة جديد

لإنشاء طلب جديد، اضغط زر "إنشاء طلب مكافأة" من صفحة القائمة الرئيسية. تظهر نافذة منبثقة بعنوان "طلب مكافأة جديدة" تحتوي على

اختيار الاجتماع (إلزامي) ابحث بكود الاجتماع أو رمز اللجنة. تظهر نتائج البحث الإجتماعات المعتمدة فقط

⚠️ إذا ظهر الاجتماع بشارة "تم الوصول إلى الحد الأقصى"، فهذا يعني أن هذه اللجنة وصلت إلى حد الطلبين المسموح بهما لهذه السنة ولا يمكن إنشاء طلب إضافي

عدد المشاريع التي تمت دراستها (للجان الفنية فقط) يظهر هذا الحقل فقط عند اختيار اجتماع لجنة فنية. أدخل عدد المشاريع التي تمت دراستها خلال الاجتماع لاحتساب مكافأة الدراسة

بعد اختيار الاجتماع، يتفعّل زر "إنشاء الطلب". عند الضغط عليه، ينشئ النظام الطلب تلقائياً في حالة مسودة وينقلك مباشرة إلى صفحة تفاصيله

صفحة تفاصيل الطلب

يظهر في أعلى الصفحة رقم الطلب وبجانبه حالته، وتحته تصنيف الطلب (مكافأة لجنة فنية أو مكافأة لجنة عامة). على الجانب الأيسر تظهر أزرار الإجراءات المتاحة بحسب الحالة والصلاحية

تقديم للمراجعة: يرسل الطلب للمراجعة — يظل معطلاً ما دامت هناك تحذيرات لم تُعالج -

إرسال للموافقة: يظهر بعد المراجعة لإرسال الطلب للاعتماد النهائي (للمراجع فقط) -

الموافقة على الطلب: يظهر للمعتمد فقط وينشئ أوامر الدفع -

رفض الطلب: يفتح نافذة لإدخال سبب الرفض -

إعادة إلى المسودة: يُرجع الطلب لحالة المسودة — إذا كان الطلب معتمداً فسيُحذف جميع أوامر الدفع المرتبطة به -

حذف: يحذف الطلب نهائياً (في حالة المسودة فقط) -

رجوع: يعود إلى قائمة الطلبات -

خانة معلومات الطلب

تحتوي على رقم الطلب وسنة المكافأة على اليمين، ثم بيانات الاجتماع المرتبط (رمزه كرابط للاجتماع، عدد الأيام، ونوع الانعقاد)، ورمز اللجنة. في المنتصف يظهر عدد مشاريع المواصفات المدروسة (للجان الفنية) وإجمالي المشاركين مع عدد الأعضاء تحديداً. على اليسار يظهر المبلغ الإجمالي بالريال السعودي، وفي حال احتسابه مسبقاً تظهر علامة (محسوب مسبقاً) بجانبه، بالإضافة إلى قيمة مكافأة الدراسة منفصلةً

في صفحة تفاصيل الطلب، وللجان الفنية فقط، يعرض النظام إجمالي عدد الأعضاء وإجمالي مبلغ مكافأة دراسة المشاريع

5.3 التحذيرات

إذا وُجدت أي تحذيرات تظهر فوق قائمة المشاركين مباشرةً كأشرطة صفراء. يجب معالجة جميع التحذيرات قبل إمكانية إرسال الطلب للمراجعة. التحذيرات الممكنة ثلاثة

التحذير الأول — أكثر من عضوين من نفس الجهة: يعني أن جهةً ما لديها أكثر من مشاركَين في الطلب. الحل بإزالة أحد الأعضاء الزائدين مع الأخذ بالاعتبار أن نسبة الحضور للمشاركين حضورياً ستُحسب على أساس %50

التحذير الثاني — أدوار اللجنة الفنية في اجتماع لجنة غير فنية: يعني أن الطلب يخص لجنة غير فنية، لكن يوجد مشاركون بأدوار مخصصة للجان الفنية فقط مثل أمين اللجنة - رئيس اللجنة - المقرر الفني - الدعم الإداري. الحل بإزالة هؤلاء المشاركين من الطلب، باستثناء أمين اللجنة إذا كان من هيئة التقييس حيث يمكن تحويل دوره إلى ممثل هيئة التقييس بدلاً من حذفه

التحذير الثالث — ممثل هيئة التقييس حضر عن بُعد: يعني أن ممثلاً أو أكثر من هيئة التقييس حضر الاجتماع عن بُعد وهو مدرج في المكافأة. الحل بإزالته من الطلب

التحذير الرابع — عضو من هيئة التقييس يتلقى مكافأة: يعني أن عضوا في الهيئة مسجل بدور عضو وسيحصل على مكافأة. يمكن إزالته من الطلب، أو إذا كان أمين اللجنة من الهيئة يمكن تغيير دوره إلى ممثل هيئة التقييس بالضغط على زر تغيير إلى ممثل هيئة التقييس

قائمة المشاركين

يعرض قسم المشاركون جميع المشاركين المدرجين في الطلب مع عددهم الإجمالي. يعرض النظام افتراضياً أول 5 مشاركين فقط مع زر "عرض جميع المشاركين" في الأسفل لإظهار البقية. زر "تحديث" يقوم بتحديث حالة الدفع للمشارك

: لكل مشارك تظهر البيانات التالية

صورته الشخصية واسمه وبريده الإلكتروني ووقت آخر دخول له للنظام -

المنصب -

الجهة المنتسب إليها -

نوع حضوره: مشاركة حضورية أو مشاركة عن بعد، وفي حالة الحضوري تظهر نسبة المشاركة -

مبلغ مكافأته، وبجانبه أيقونة معلومات 🛈 تعرض تفصيل احتساب المبلغ -

أيقونة تحذير ⚠ إذا كان هذا المشارك تحديداً سبب أحد التحذيرات -

رابط حذف لإزالته من الطلب — إذا كان هذا المشارك تحديداً سبب أحد التحذيرات -

إجمالي الطلب والمشاركين غير المضافين

في أسفل قائمة المشاركين يظهر إجمالي الطلب وهو مجموع مكافآت جميع المشاركين المدرجين

إذا كان عدد المشاركين في الطلب أقل من عدد المشاركين في الاجتماع الأصلي، يظهر رابط "عرض المشاركين غير المضافين" يفتح نافذة بأسماء المشاركين المفقودين مع إمكانية إضافتهم للطلب. عند إضافة أمين لجنة من الهيئة يتاح خيار تغيير دوره إلى ممثل هيئة التقييس قبل الإضافة

سجل المراجعة

في أسفل الصفحة يظهر سجل المراجعة الذي يوثق تاريخ كل إجراء اتُّخذ على الطلب: اسم المستخدم الذي نفّذه، الحالة التي انتقل إليها الطلب، والتاريخ والوقت. يُستخدم للرجوع إليه عند الاستفسار عن سير الطلب

مسار اعتماد الطلب

يمر كل طلب مكافأة بالمراحل التالية

إنشاء الطلب (ممثل الهيئة) ينشئ الطلب تلقائياً في حالة مسودة ويجلب بيانات الحضور من سجلات الاجتماع

معالجة التحذيرات (ممثل الهيئة) يراجع التحذيرات الظاهرة ويعالجها بحذف المشاركين المخالفين أو تغيير أدوارهم حتى تختفي جميع التحذيرات

تقديم للمراجعة (ممثل الهيئة) يضغط "تقديم للمراجعة" فينتقل الطلب إلى حالة تم التقديم

مراجعة الطلب (رئيس قسم اللجان الفنية) يراجع الطلب ويضغط "إرسال للموافقة" فينتقل إلى حالة مراجعة

اعتماد أو رفض الطلب (رئيس قسم المالية) يضغط "موافقة" بعد تأكيد الرسالة "اعتماد طلب المكافأة هذا وإنشاء أوامر الدفع" فينتقل إلى حالة تمت الموافقة وتُنشأ أوامر الدفع تلقائياً

أو يضغط "الرفض" مع إدخال السبب و تتغير حالة الطلب الى مرفوض

الإعادة إلى المسودة

يمكن إعادة أي طلب إلى حالة مسودة من أي مرحلة كانت عليها (تم التقديم، مراجعة، تمت الموافقة، مرفوض)، وذلك بالضغط على زر "إعادة إلى المسودة" في صفحة تفاصيل الطلب

استثناء واحد فقط: في حالة الطلبات المعتمدة، لا يمكن الإعادة إلى المسودة إذا كانت عملية دفع واحدة على الأقل قد تمت بنجاح لأي مشارك في الطلب. إذا لم تتم أي عملية دفع بعد، تظل الإعادة ممكنة مع العلم بأن جميع أوامر الدفع المنشأة ستُحذف عند تنفيذ هذا الإجراء